A entrada de nota fiscal é um dos processos mais importantes para manter o controle financeiro e de estoque da sua empresa. Com a entrada de nota, você registra a compra de produtos, atualiza o estoque e lança os valores a pagar.
Nosso sistema oferece várias maneiras de fazer essa entrada, seja de forma manual, importando um arquivo XML ou usando apenas a chave de acesso.
Este artigo contém os seguintes tópicos:
O que é a Entrada de Nota?
Como fazer a entrada manualmente
Como importar a nota usando um arquivo XML
Como importar a nota usando a chave de acesso
Como importar a nota usando a Manifestação do Destinatário
O que é a Entrada de Nota?
A entrada de nota fiscal é o registro da mercadoria ou serviço que você recebeu do fornecedor. É um passo fundamental para manter seu estoque atualizado, controlar o fluxo de caixa e garantir que os dados fiscais estejam corretos.
O processo de entrada pode ser feito manualmente ou de forma automática, importando a nota diretamente do XML, o que economiza tempo e evita erros de digitação.
Como fazer a entrada manualmente
Para fazer uma entrada de nota manualmente, você precisa inserir todas as informações da nota fiscal no sistema.
Acesse o menu Compras > 3. Entrada de Nota.
Na tela, preencha todos os campos obrigatórios como Empresa, Documento, Número da Nota, Série, Data de Emissão, Data de Entrada, Fornecedor e Natureza da Operação.
Vá para a aba Produtos (Ctrl + P) e informe cada produto, suas quantidades, valores e impostos.
Depois de preencher todos os dados, clique em Gravar.
Dica: Preste atenção na Data de Emissão (quando a nota foi emitida pelo fornecedor) e na Data de Entrada (quando a mercadoria foi recebida). É importante que essas datas estejam corretas para não gerar divergências em relatórios e apurações fiscais.
3. Como importar a nota usando um arquivo XML
A forma mais fácil e segura de dar entrada em uma nota fiscal é importando o arquivo XML que o fornecedor envia por e-mail ou de outras maneiras. Ao importar, o sistema preenche automaticamente a maioria dos campos, como dados do fornecedor, produtos, valores e impostos.
Na tela de Entrada de Nota, clique no botão Importar NF-e.
Escolha a opção Importar entrada de um XML.
Selecione o arquivo XML que está no seu computador e clique em Importar.
Importante: Ao importar o XML, caso o produto não exista no seu cadastro, o sistema o criará automaticamente. Lembre-se de revisar e ajustar o cadastro conforme necessário. Se a nota tiver diferença de valor, o campo "Dif. Valor Produto" ficará em vermelho, indicando que você precisa ajustar os valores.
4. Como importar a nota usando a chave de acesso
Se você não tiver o arquivo XML, é possível importar a nota fiscal usando apenas a chave de acesso de 44 dígitos.
Na tela de Entrada de Nota, clique em Importar NF-e.
Escolha a opção Importar entrada da Receita Federal pela Chave.
Informe a chave de 44 dígitos, selecione a Empresa e clique em Importar.
5. Como importar a nota usando a Manifestação do Destinatário
Essa funcionalidade permite que você busque as notas emitidas para o seu CNPJ diretamente na SEFAZ, sem precisar do arquivo XML.
Na tela de Entrada de Nota, clique em Importar NF-e.
Escolha a opção Importar entrada para Manifestação do Destinatário.
O sistema irá buscar e exibir as notas disponíveis.
Selecione a nota desejada e continue o processo de importação.
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